Anualmente, no encerramento do seu exercício social, os sócios das sociedades limitadas, acionistas das sociedades anônimas fechadas e associados de cooperativas, por determinação legal, precisam realizar a Assembleia Geral Ordinária (AGO) ou Reunião de Sócios para deliberar sobre questões essências da empresa ou cooperativa, tais como: (i) aprovar contas, (ii) eleger administradores, (iii) indicar conselheiros, (iv) escutar sócios/acionistas/associados. Contudo, por causa das determinações de distanciamento social e impedimento da realização de atos de aglomeração – segurança sanitária, todas essas instituições estão sendo impedidas cumprir com as normas legais.
Com a intenção de ajudar essas instituições, o governo federal decretou a Medida Provisória 931/2020, a qual permitiu que as AGOs sejam postergadas – realizadas até o 7º mês após o encerramento social – ou realizados pelas modalidades virtual ou semipresencial (híbrida). Além do decreto, o DREI, através da Instrução 79, regulamentou o procedimento, ato essencial para que os interessados tenham um norte a seguir.
No tocante a regulamentação do DREI, esse não indica uma plataforma única para ser utilizada, mas se preocupa apenas em ressaltar que independentemente da decisão tomada (postergar a data ou realizar o ato com uma das modalidades emergenciais) a empresa ou cooperativa não pode diminuir ou sanar os direitos dos sócios, acionistas ou cooperados.
A instrução, discorre, ainda, que a participação e a votação a distância poderão ocorrer mediante o envio de boletim de voto a distância e/ou mediante atuação remota, via sistema eletrônico. Sobre as modalidades (virtuais e semipresenciais), o DREI destaca que, independentemente da modalidade escolhida, para fins legais, as reuniões e assembleias digitais serão consideradas como realizadas na sede da sociedade e são:
(i) semipresenciais, quando os acionistas, sócios ou associados puderem participar e votar presencialmente, no local físico da realização da reunião ou assembleia, mas também a distância, nos termos que dispõe;
(ii) digitais, quando os acionistas, sócios ou associados só puderem participar e votar a distância, caso em que a reunião ou assembleia não será realizado em nenhum local físico.
Ponto relevante e que deve ser observado antes da realização da reunião ou assembleia pela modalidade emergencial, é se existe no contrato social ou estatuto a determinação expressa da realização do evento pela modalidade presencial, caso essa cláusula esteja disposta, o evento só pode ser realizado pelas modalidades emergenciais após modificação do documento societário.
Ainda, as reuniões e assembleias semipresenciais ou digitais deverão obedecer às normas atinentes ao respectivo tipo societário, bem como às normas do contrato ou estatuto social da sociedade. Menciona-se, ainda, que caso se escolha a modalidade emergencial, o ato de convocação, de forma expressa, precisa indicar a maneira como o sócio, acionistas ou cooperado acessará a reunião ou assembleia.
Sobre o sistema digital escolhido para realizar a reunião ou assembleia semipresencial ou esse deve garantir:
(i) a segurança, a confiabilidade e a transparência;
(ii) o registro de presença dos sócios, acionistas ou associados;
(iii) a preservação do direito de participação a distância do acionista, sócio ou associado durante todo evento;
(iv) o exercício do direito de voto a distância por parte do acionista, sócio associado, bem como o seu respectivo registro;
(v) a possibilidade de visualização de documentos apresentados durante a reunião ou assembleia;
(vi) a possibilidade de a mesa receber manifestações escritas dos acionistas, sócios ou associados;
(vii) a gravação integral do ato, que ficará arquivada na sede da sociedade;
(viii) a participação de administradores, pessoas autorizadas a participar da reunião ou assembleia e pessoas cuja participação seja obrigatória.
No tocante as cooperativas, o sistema eletrônico deve garantir também anonimização dos votantes nas matérias em que o estatuto social previr o voto secreto.
Em relação a presença dos participantes, a instrução compreendeu que se considera presente na reunião ou assembleia semipresencial ou digital, conforme o caso, o acionista, sócio ou associado: (i) que a ela compareça ou que nela se faça representar fisicamente; (ii) cujo boletim de voto a distância tenha sido considerado válido pela sociedade; ou (iii) que, pessoalmente ou por meio de representante, registre sua presença no sistema eletrônico de participação e voto a distância disponibilizado pela sociedade.
É de extrema importância que a empresa mantenha a gravação de toda a reunião ou assembleia arquivados, pelo prazo aplicável à ação que vise a anulá-la, bem como, da mesma forma como acontece com as reuniões e assembleias presenciais, seja formulada uma ata com a assinatura de todos os participantes, essa que pode ser assinada via digital ou física.
Por fim, ponto relevante a destacar é que os requisitos legais e garantias sociais devem ser mantidos, sendo que a modalidade emergencial criada pela MP – que sofre grandes chances de ser convertida em lei e permaneça no nosso cotidiano, pois gera economia, celeridade e acessibilidade – trará algumas dúvidas iniciais, receios, mas em decorrência das inúmeras tecnologias já existente, não restam duvidas que será fácil encontrar uma solução adequada e que obedeça os requisitos legais e contratuais.
Renan Bocaccio
Membro da Divisão Jurídica da FEDERASUL.