A pandemia do coronavírus pegou a todos de surpresa. Literalmente, do dia para a noite, muitas empresas tiveram que alocar seus funcionários em home office para dar continuidade às atividades, sendo que, uma boa parte não possuía a cultura do trabalho remoto como corriqueira em seu dia a dia. Tal fato resultou em uma nova maneira de trabalho implementada rapidamente, sem tempo para treinamentos ou mesmo reuniões estratégicas sobre como seriam os procedimento dali por diante.
Contudo, ao contrário do que possa parecer, o trabalho em home office não esvazia as atividades do setor de Compliance e a sua importância para a empresa. Isso porque, em que pese os empregados (ou a maioria deles) não trabalharem na sede da empresa nesse momento, o setor continua com o compromisso de disseminar a cultura da ética nas relações e ações laborais.
Inclusive, essa forma de trabalho poderá gerar uma maior demanda à área, tendo em vista a necessidade de adequação dos elementos que compõe o programa de Compliance ao cenário atual.
Assim, é bem possível que essa nova modalidade de labor exija uma revisão do mapa de riscos da organização, a adaptação de controles internos, mudanças na forma de monitoramento, além de ajustes no modo de a empresa se comunicar e efetuar treinamentos – que eram ministrados de forma presencial e agora precisarão ser realizados de forma remota.
Por outro lado o trabalho em home office poderá gerar a necessidade de que sejam estabelecidas novas regras e políticas para regular situações que anteriormente inexistiam.
Nesse sentido, não seria demasia a criação, por exemplo, de um manual de boas práticas do trabalho em home office, especialmente para que os colaboradores tenham ciência do quê a empresa espera deles nesse momento. Em tal documento poderão ser tratados assuntos como cumprimento do horário de trabalho e forma de controle pela empresa, regras de saúde e segurança do trabalho, responsabilidade e cuidados com os materiais fornecidos e proteção e confidencialidade de dados.
Além disso, poderão ser previstas diretivas para os gestores dos times, que deverão adotar novas métricas para medir a produtividade, empenho e engajamento dos funcionários no período em que trabalharem de suas casas. Isso sem contar na forma como deve ocorrer a comunicação e a cobrança por parte dos gestores neste momento pandêmico.
Não menos importante, os riscos atinentes a essa nova modalidade de trabalho deverão ser mapeados pelos departamentos de recursos humanos, jurídico e de Compliance a fim de, após identifica-los, preveni-los. E esses riscos não se limitam apenas as possíveis quedas na produtividade, mas englobam a possibilidade de futuras ações judiciais, especialmente na esfera trabalhista.
Inclusive, especificamente quanto ao passivo trabalhista, vale lembrar a possibilidade de interposição de reclamatórias visando cobrança de horas extras, além dos gastos que o funcionário arcou para trabalhar em casa, tais como energia elétrica, móveis e internet.
Ainda, há outro ponto importante a ser contingenciado que, na maioria das vezes, passa despercebido. Trata-se do impacto psicológico do trabalhado em home office na vida do colaborador em tempos de quarentena.
Nesse ponto, visando o bem estar dos colaboradores e a qualidade do trabalho desenvolvido, o Compliance poderá atuar de forma proativa, resgatando suas políticas de saúde e segurança do trabalho, criando canais de apoio aos empregados, além de incentivar a prática de atividade física e a comunicação frequente e franca entre as equipes e seus gestores. Esse é o momento de as estarem ainda mais próximas de seus funcionários mesmo que fisicamente eles estejam longe.
Diante disso, o que se verifica é que a área de Compliance tem, mais do que nunca, papel relevante para a organização. A sua principal missão será de lembrar a todos os envolvidos no negócio que, independente do cenário vivido, os valores e princípios éticos da empresa não sofrerão qualquer adaptação, sendo sua observância obrigatória independente de onde o trabalho seja realizado.
Caroline Barboza da Silva e Renata Bonet
Membros da Comissão de Ética e Compliance da Divisão Jurídica da FEDERASUL